داشتن یک تیم پزشکی کوچک به این معنا نیست که دیگر در کلینیک پزشکی سرتان شلوغ نیست؛ بلکه نشان می‌دهد که برای رسیدگی بهتر به امور مختلف مطب یا کلینیک خود، از پزشکان، پرسنل و یا منشی های بیشتری استفاده می کنید تا در مرحله ی اول، بیماران، و بعد کارمندان و پزشکان از مدیریت کلینیک پزشکی شما و شرایط آن، راضی باشند و بتوانند امور مرتبط با خود را بدون گله و شکایت از حجم ناعادلانه ی کارها به نحو احسن انجام دهند.
امروزه آمار انجمن های پزشکی نشان می‌دهد که شکایت‌ها بیماران از مطب ها و یا کلینیک های شلوغ روز به روز در حال افزایش است.
شما به طور قطع نمی خواهید مطبی داشته باشید که عملکرد خیلی ضعیفی دارد و بیماران و کارمندان آن با مشکلات زیادی مواجه هستند. پس باید به‌دنبال راه‌هایی باشید که مدیریت کلینیک پزشکی را ارتقا دهد.
ما در کنار شما هستیم تا بتوانید مطب خود را از یک مکان شلوغ و بدون روند کاری ثابت به جایی تبدیل کنید که هر فردی از کارکردن در آن راضی است.
در ادامه با 7 نکته در مدیریت کلینیک همراه ما باشید.
1- مرتب با کارمندان و پزشکان کلینیک جلسه بگذارید.
همیشه هم سکوت به معنای رضایت نیست!
برگزارکردن جلسات یکی از بخش‌های اساسی در هر سازمان و شرکت است که شامل جلساتی می‌شود که با کار افراد در مطب دکتر مرتبط است. اگر چه با این کار مسئولیت‌تان تغییر نمی‌کند و همیشه تمرکزتان بر کمک به حفظ سلامتی افراد است، اما داشتن جلسات منظم و مداوم بسیار مفید است.
برگزارکردن جلسات به شما و کارمندانتان اجازه می‌دهد تا در مورد موضوعات زیر صحبت کنید:
- تغییرات ایجاد‌شده در فعالیت‌هایی که در حال انجام است
- مواردی که کارمندان باید از آنها آگاه باشند
- نحوه برطرف‌کردن مشکلات توسط سازمان
- آگاهی از مشکلات پرسنل
تمرکز بر نحوه برگزاری جلسات از اهمیت بالایی برخوردار است. برای مشکلات، راه حل پیدا کنید و از کارمندان خود حتما بخواهید تا نظراتشان را بیان کنند؛ آنها باید احساس کنند که جزئی از مجموعه شما هستند!
2- مدیریت بهتر کلینیک پزشکی با سیستم نوبت دهی تلفنی
یک ماه پیش با یکی از پزشکان جلسه داشتم که به شدت از کمبود بیمار، گلایه داشت؛ آن هم با وجود یک وب سایت بسیار پر بازدید در مدت یک ساعتی که آنجا بودم حدود 20 بار بر روی خط دوم پزشک که مخصوصا نوبت دهی به بیماران بود، میس کال افتاد اما دریغ از هر گونه پاسخگویی!
به‌عنوان مدیر کلینیک یا مطب، آیا هر زمان که تلفن زنگ خورد،، باید پاسخ آن را بدهید؟
اگرچه جواب‌دادن به تلفن و برطرف‌کردن نیازهای افراد از اهمیت بالایی برخوردار است اما باید قبول کنید که در بعضی مواقع نمی‌توان این کار را انجام داد. مخصوصا در ساعات پایانی شب و حتی مواقعی که شما خواب هستید!
اما تکلیف افرادی که با جست و جو در اینترنت و یا هر دلیل دیگری شما را پیدا کرده اند و یک فرصت برای تبدیل شدن به بیمار شما هستند، چه می شود؟
آیا آنها را به رقبای خود واگذار می کنید؟
امروزه استفاده از سیستم های ویپ یا نوبت دهی تلفنی در مطب ها، کلینیک های پزشکی و حتی بیمارستان ها بسیار متداول شده است.
این سیستم، منشی 24 ساعته ی شما خواهد بود که بدون وقفه یا کوچکترین خستگی، به تمام بیماران شما بدون معطلی، نوبت خواهد داد.
برای مدیریت تماس‌های تلفنی و داشتن اطمینان از این‌که فرد مناسب آن را پاسخ می‌دهد، باید یک منوی تلفن گویا راه‌اندازی کنید. این سیستم می‌تواند حتی به سوال‌های تماس‌گیرندگان مانند: ساعت حضور شما در مطب و یا آدرس مطب، پاسخ دهد و به کارمندان کمک کند تا تماس‌های ضروری را جواب دهند.
یک سیستم تلفنی می‌تواند شامل اطلاعات غیرضروری زیر باشد:
- ساعات کار مطب
- آدرس
- اطلاع بیماران از بیمه های درمانی موجود
- معرفی پزشکان کلینیک های مختلف
ارائه این اطلاعات باعث می‌شود کارمندان مجبور نباشند بیش از حد کار کنند و هم‌چنین به شما این اطمینان را می‌دهد که بیماران خیلی سریع می‌توانند پاسخ سوال‌هایشان را دریافت کنند. به‌عنوان یک روش جایگزین برای پاسخ‌دادن به تماس‌ها، با استفاده از سرویس پاسخگویی Emonshi PA یا نوبت دهی تلفنی ایمنشی به بهترین نحو در زمان و هزینه های کلینیک پزشکی صرفه جویی کنید.
3-پرونده های کاغذی را کنار بگذارید!
منشی از گشتن در میان پرونده ها خسته می شود، از آن طرف صدای یکی از بیماران از پشت میز شنیده می شود که در مورد نوبت بعدی خود سوال دارد، از طرف دیگر، بیمار جدید باید وارد اتاق پزشک شود و هنوز خبری از پرونده ی او نیست! اگر شخص سومی پست میز منشی بیاید و سوال بپرسد، چه اتفاقی می افتد؟
فکر می کنم همه ی شما به عنوان بیمار، بارها با رفتار عصبانی منشی مطب ها برخورد داشته اید!
زمانی‌که در رابطه با بیماران، کارمندان و حتی فروشندگان از کاغذ استفاده نمی‌کنید، نشان می‌دهد که دیگر وقت‌تان را صرف کارهایی مثل کپی گرفتن از کاغذها، رسیدگی به برگه‌های اطلاعات بیماران که همین‌طور اطرافتان پخش شده‌اند و یا گم‌شدن یادداشت یکی از کارمندان نمی‌کنید.
اما چگونه چنین چیزی ممکن است؟
شما را دعوت می کنم تا با نرم افزار مدیریت مطب ایمنشی و هزاران مزیت آن در مقاله نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی و پوست آشنا شوید.
شک نکنید که در ایمنشی، کلینیک پزشکی شما یک رنگ منحصر به فرد خواهد داشت!
4- اطلاعات کارمندان را به روز نگه دارید.
به‌روز رسانی اطلاعات کارمندان در مورد روش‌های جدید، امری ضروری است. این کار مطب شما را از دیگر مطب‌هایی که آموزش را در الویت قرار نمی‌دهند، جدا می‌کند و هم‌چنین این احساس را به بیماران می‌دهد که مکان مناسبی را انتخاب کرده‌اند.
این آموزش ها می تواند توسط مدیر کلینیک و یا حتی مربی های متخصص انجام شود. این آموزش ها می تواند برگزاری دوره هایی در زمینه ی نحوه ی برخورد با بیماران، آموزش نرم افزارهای جدید که به تازگی وارد مطب شده اند و حتی آشنایی با روش های درمانی که به تازگی در کلینیک ارائه می شوند، باشد.
پس تا جایی که می توانید به آنها مهارت یاد دهید تا حس ارزشمندی بیشتری داشته باشند.
5- به پرسنل کلینیک خود انگیزه دهید.
اهمیت دادن به نیروها، آموزش آن ها، یک ناهار دورهمی و یا گردش دسته جمعی می تواند به کارمندان شما روحیه دهد.
علاوه بر این با پرداخت پاداش، هدایای فصلی کوچک و حتی ارتقا شغلی، می توانید انگیزه ی پرسنل خود را دو چندان کنید. گاهی نیز می توانید برای پرسنل کلینیک، اهدافی را مشخص کنید که هر کدام، جایزه ی ویژه ای دارند!
6- کار کردن تحت هر شرایطی دیگر ممنوع است!
پرسنل شما هم مانند هر انسان دیگری، دچار مشکلاتی در زندگی هستند. گاهی روزها شاید حالشان خوب نباشد، شاید به استراحت یا کمک فکری نیاز داشته باشند.
شاید یک خانم به خاطر عادت ماهیانه، روز خوبی نداشته باشد؛ آیا او در این شرایط می تواند مدیریت بیماران را به نحو احسن انجام دهد؟
من می گویم: بله! شاید تعجب کنید اما به عنوان یک زن بارها دیده ام که نیروهای خانم در هر شرایط جسمی و روحی، باز هم کارشان را انجام داده اند. به نظر وقت آن نرسیده تا کمی یکدیگر را درک کنیم؟
اما چگونه؟
به عنوان یک راه حل…
این کار به این معنی است که آنها نیز هر زمان که به کمک احتیاج داشته‌باشید، آماده هستند و خود را وقف سازمانی می‌کنند که برای آنها ارزش قائل است.
و البته…
شاید صدای اعتراض شما بلند شود که گاهی از چنین افرادی نیز ضربه خورده اید! میدانم، من هم این مورد را تجربه کرده ام. شما همیشه بهترین کار را انجام دهید؛ مطمئن باشید در طولانی مدت، برگ برنده دست شما خواهد بود.
7- خارج از اتاق خود قدم بزنید!
اگر چه به عنوان مدیر کلینیک، نشستن در اتاق و رسیدگی به کارها، ایمیل ها، تماس ها و هم‌چنین برطرف‌کردن نیاز کارمندان و بیماران، بخشی از شغل شماست، اما فراموش نکنید که قسمتی از مسئولیت شما در بیرون از اتاق قرار دارد.
این کار به شما اجازه می‌دهد تا ببینید افراد مختلف کارهایشان را چگونه انجام می‌دهند، برخورد پرسنل با بیماران چگونه است، دغدغه ی مراجعه کنندگان چیست و در نهایت متوجه شوید که چه روش‌هایی برای مدیریت بهتر وضعیت فعلی کلینیک، مؤثرتر خواهد بود.
زمانی‌که با بیماران و کارمندان به یک اندازه تعامل دارید، فرصت این را دارید تا موارد زیر را مشاهده کنید:
- در کدام قسمت کمبود نیروی کار دارید
- در کدام قسمت مشکلاتی وجود دارد
- تعامل بین بیماران و کارمندان
8- در شرایط خاص، الگو باشید!
بیرون‌آمدن از اتاق و کمک‌کردن به مسئول پذیرش در مسئولیت‌های دشوار و یا وضعیت خاص، به کارمندان نشان می‌دهد که در شرایط مشابه چگونه باید رفتار کنند.
این کار به کارمندان اعتماد به نفس بیشتری داده و باعث می‌شود توانایی بیشتری برای انجام وظایفشان داشته‌باشند. هم‌چنین با این کار احساس می‌کنند که از مشکلاتی که با آنها مواجه هستند، خبر دارید. با الگوبرداری صحیح، کلینیک پزشکی شما به مکان بهتری برای کارکردن تبدیل می‌شود.
