داشتن یک تیم پزشکی کوچک به این معنا نیست که دیگر در کلینیک سرتان شلوغ نیست؛ بلکه یعنی برای رسیدگی به امور مختلف مطب یا کلینیک، از پزشکان، پرسنل و منشیهای بیشتری استفاده میکنید تا اول بیماران و بعد کارمندان از شرایط راضی باشند.
فراموش نکنید که بیماران ناراضی میتوانند برای پزشک مسائل پرهزینه و پراسترسی بسازند. شما بهطور قطع نمیخواهید مطبی داشته باشید که عملکرد ضعیفی دارد و بیماران و کارمندانش با مشکل مواجهاند.
در ادامه هشت روش عملی برای مدیریت کلینیک پزشکی شلوغ را میخوانید.
۱- مرتب با کارمندان و پزشکان کلینیک جلسه بگذارید
همیشه سکوت به معنای رضایت نیست.
برگزاری جلسه یکی از بخشهای اساسی هر سازمانی است. اگرچه با این کار مسئولیت شما تغییر نمیکند و تمرکزتان همچنان بر سلامت بیماران است، اما جلسهی منظم و مداوم بسیار مفید است.
جلسه به شما و کارمندانتان اجازه میدهد دربارهی این موضوعات صحبت کنید:
- تغییراتی که در کارها ایجاد شده
- مواردی که کارمندان باید از آنها آگاه باشند
- نحوهی برطرفکردن مشکلات
- دغدغههای خود پرسنل
برای مشکلات راهحل پیدا کنید و از کارمندان بخواهید نظرشان را بگویند؛ آنها باید احساس کنند جزئی از مجموعهاند. جلسه را فقط به سرزنش و گلایه اختصاص ندهید.
۲- تلفن کلینیک را از دست ندهید
یک ماه پیش با پزشکی جلسه داشتیم که بهشدت از کمبود بیمار گلایه داشت، آن هم با وجود یک وبسایت پربازدید. در همان یک ساعتی که آنجا بودیم، حدود ۲۰ بار روی خط دومِ مخصوصِ نوبتدهی تماس افتاد و جواب داده نشد.
بهعنوان مدیر کلینیک، آیا هر زمان که تلفن زنگ خورد باید پاسخ آن را بدهید؟ جوابدادن به تلفن مهم است، اما باید قبول کرد که در بعضی مواقع ممکن نیست — مخصوصاً ساعات پایانی شب.
اما تکلیف کسانی که با جستوجو در اینترنت شما را پیدا کردهاند و یک فرصت برای تبدیلشدن به بیمار شما هستند چه میشود؟ آنها را به رقبا واگذار میکنید؟
دو راهحل وجود دارد و هر دو کار میکنند:
- نوبتدهی آنلاین: بیمار خودش، هر ساعتی از شبانهروز، نوبت خالی را میبیند و رزرو میکند. تقویم کلینیک همان لحظه بهروز میشود.
- منشی تلفنی هوشمند: تماس را جواب میدهد، به سؤالهای تکراری (ساعت کار، آدرس، پزشکان کلینیک) پاسخ میدهد و در صورت لزوم نوبت ثبت میکند.
ارائهی این اطلاعات باعث میشود کارمندان مجبور نباشند بیش از حد کار کنند و بیماران هم سریع جواب بگیرند.
۳- پروندههای کاغذی را کنار بگذارید
منشی از گشتن میان پروندهها خسته میشود، از آن طرف صدای بیماری از پشت میز میآید که دربارهی نوبت بعدیاش سؤال دارد، و بیمار جدید هم باید وارد اتاق پزشک شود و هنوز خبری از پروندهاش نیست. اگر نفر سومی هم به میز منشی بیاید، چه اتفاقی میافتد؟
همهی ما بهعنوان بیمار، بارها با رفتار عصبی منشی مطبها برخورد داشتهایم. اغلب اوقات تقصیر منشی نیست؛ تقصیر سیستمی است که او را در آن وضعیت گذاشته.
وقتی در رابطه با بیماران و کارمندان از کاغذ استفاده نمیکنید، دیگر وقتتان صرف کپیگرفتن، رسیدگی به برگههای پخششده و پیداکردن یادداشت گمشده نمیشود. پروندهی الکترونیک بیمار همهی سابقهی بیمار را در چند ثانیه جلوی دست میگذارد.
۴- اطلاعات کارمندان را بهروز نگه دارید
بهروزرسانی دانش کارمندان امری ضروری است. این کار کلینیک شما را از جاهایی که آموزش را در اولویت قرار نمیدهند جدا میکند و به بیمار این حس را میدهد که جای مناسبی را انتخاب کرده است.
این آموزشها میتواند شامل نحوهی برخورد با بیمار، کار با نرمافزارهای تازهی مطب، و آشنایی با روشهای درمانی جدید باشد.
کارمندان مهمترین بخش کلینیک هستند. وقتی از آنها حمایت کنید، متوجه میشوید که بیش از پیش برایتان احترام قائل خواهند شد.
۵- به پرسنل کلینیک انگیزه بدهید
اهمیتدادن به نیروها، آموزش آنها، یک ناهار دورهمی یا گردش دستهجمعی میتواند به کارمندان روحیه بدهد.
علاوه بر این، با پرداخت پاداش، هدایای کوچک فصلی و ارتقای شغلی میتوانید انگیزهی پرسنل را دوچندان کنید. گاهی میتوانید برای پرسنل هدفهایی مشخص کنید که هرکدام جایزهی مشخصی دارند.
۶- انتظار نداشته باشید پرسنل تحت هر شرایطی کار کنند
پرسنل شما هم مثل هر انسان دیگری در زندگی مشکل دارند. بعضی روزها ممکن است حالشان خوب نباشد یا به استراحت نیاز داشته باشند.
یک روز مرخصی چقدر میتواند حال نیروی شما را بهتر کند و کمک کند روزهای بعد با انرژی بیشتری سر کار بیاید؟ این یعنی آنها هم هر زمان که به کمک احتیاج داشته باشید آمادهاند و خود را وقف مجموعهای میکنند که برایشان ارزش قائل است.
شاید بگویید گاهی از چنین رفتاری ضربه خوردهاید. ممکن است؛ ولی در بلندمدت، برگ برنده دست شماست.
۷- بیرون از اتاق خودتان قدم بزنید
نشستن در اتاق و رسیدگی به کارها بخشی از شغل شماست، اما بخش دیگری از مسئولیت شما بیرون از آن اتاق است.
این کار به شما اجازه میدهد ببینید افراد کارشان را چطور انجام میدهند، برخورد پرسنل با بیماران چگونه است و دغدغهی مراجعهکننده چیست. وقتی با بیماران و کارمندان به یک اندازه تعامل دارید، فرصت دارید اینها را ببینید:
- در کدام قسمت کمبود نیرو دارید
- در کدام قسمت مشکل وجود دارد
- تعامل بین بیماران و کارمندان چطور است
دیدن این اطلاعات با چشم خودتان، بهجای اعتماد به گزارشها و شنیدهها، کمک میکند با روشهای عملی کلینیک را اداره کنید. گزارشهای مالی و عملکردی هم همین کار را با عدد انجام میدهند: نشان میدهند کجا واقعاً چه خبر است.
۸- در شرایط خاص، الگو باشید
بیرونآمدن از اتاق و کمک به مسئول پذیرش در وضعیتهای دشوار، به کارمندان نشان میدهد در شرایط مشابه چطور باید رفتار کنند.
این کار به آنها اعتمادبهنفس بیشتری میدهد و باعث میشود احساس کنند شما از مشکلاتی که با آن مواجهاند خبر دارید. با الگوبرداری درست، کلینیک شما به جای بهتری برای کارکردن تبدیل میشود.
پرسشهای پرتکرار
شلوغی کلینیک را از کجا باید شروع کرد به حلکردن؟
از جایی که بیشترین وقت پرسنل را میخورد و کمترین ارزش را میسازد: پاسخگویی تلفنی برای نوبتدادن و گشتن دنبال پروندهی کاغذی. این دو با نرمافزار حل میشوند و بقیهی مشکلات کوچکتر میشوند.
چند وقت یکبار با پرسنل کلینیک جلسه بگذاریم؟
منظم بودنش از فاصلهاش مهمتر است. یک جلسهی کوتاه هفتگی یا دوهفتگی که سر وقت برگزار شود، از جلسهی طولانیِ هر چند ماه یکبار بهتر جواب میدهد.
تماسهایی که بیرون ساعت کاری میآیند چه میشوند؟
بدون سیستم، از دست میروند. با نوبتدهی آنلاین بیمار خودش نوبت میگیرد و با منشی تلفنی هوشمند، تماس حتی نیمهشب هم جواب داده میشود و نوبت ثبت میشود.
همین را روی مطب یا کلینیک خودتان ببینید یک جلسهی کوتاه، بدون نصب و بدون قرارداد.
درخواست مشاوره رایگان
