شاید برای شما هم سوال باشد که اصول منشی‌گری چیست و برای اینکه کارتان در مطب بهترین باشد، منشی مطب باید چه مهارت‌هایی را بلد باشد. فقط کافیست چند ویژگی ساده اما مهم را در هنگام استخدام منشی مطب بدانید و آن‌ها را هنگام استخدام مد نظر داشته باشید.
آن وقت است که این 8 ویژگی معجزه ای در مطب شما پدید خواهد آورد. یک مطب منظم و بیمارانی آرام و منتظر.
روی صحبتم با منشی های عزیز است. فرقی نمی‌کند مدیر مطب باشید یا منشی یک مطب خلوت و یا مسئول بیمه؛ وجود این مهارت‌ها همه جا هنگام استخدام منشی مطب به دادتان خواهند رسید و از شما یک کارمند درجه یک خواهند ساخت. پس تمام این نکات را با دقت بخوانید و به کار ببندید:
1. رعایت قانون انتقال و پاسخگویی بیمه سلامت (HIPAA) در مطب
قانون انتقال و پاسخگویی بیمه سلامت، قانونی است که به وسیله آن حریم خصوصی بیماران محافظت می‌شود. دانستن قانون HIPAA یکی از مهمترین اصول کار در مطب است، که باید از آن اطلاع داشت.
با توجه به این قانون اگر اطلاعات حفاظت‌شده بیماران مثل تصاویر بدون اجازه آن‌ها پخش شود، پیامدهای قانونی و مالی به همراه دارد. کارمندان ممکن است به صورت‌های مختلفی قانون HIPAA را نقض کنند. پس بهتر است با این موارد آشنا شویم تا گرفتار نشویم:
چه مواردی قانون بیمه سلامت را نقض می‌کنند؟
متدوال نقض قانون HIPAA که کارمندان مطب باید از آن‌ها اگاهی داشته‌باشند شامل موارد زیر است:
- انتشار غیر قانونی اطلاعات بیماران
- قراردادن اطلاعات پزشکی حفاظت‌شده (PHI) در سطل زباله
- صحبت‌کردن در مورد اطلاعات بیماران در مکان‌های عمومی
- بدگویی‌کردن راجع به بیماران با دوستان و همکاران
- انتشار اطلاعات و تصاویر بیماران در رسانه‌های اجتماعی بدون اجازه بیماران
2. نرم‌افزار آنلاین مطب برای مدیریت مطب
امروزه دیگر یک منشی خوش خط که در پیدا کردن اسامی بیماران لابه لای کاغذهای انبوه حرفه‌ای شده است، کاری از پیش نمی‌برد. یک منشی بدون یک نرم افزار مدیریتی مطب نه تنها مشکلی از مطب‌های شلوغ حل نمی‌کند، بلکه به آلودگی محیط زیست هم منجر می‌شود.
امروزه مطب‌ها در تلاش هستند برای رشد بیشتر و ساماندهی بهتر کارها سراغ نرم‌افزارهای مدیریت مطب بروند. به همین دلیل یادگیری نحوه کارکردن با نرم‌افزارها اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده‌است. برای آشنایی بیشتر با مواردی که می‌توانید در نرم‌افزارهای مدیریت مطب بیاموزید، به این مطلب مراجعه کنید.
نرم‌افزارهای مورد استفاده در مطب‌ها، شامل نرم‌افزار مدیریت مطب (PM)، مدیریت درآمد (RCM) و پرونده سلامت الکترونیک (EHR) می‌شود. همه کارمندان مطب ممکن است در شرایطی مجبور باشند مسئولیت نرم‌افزارها را بر عهده بگیرند. پس شناختن نرم‌افزارها و نحوه کار با آن‌ها امری ضروری است.
اگر شما توانستید از مرحله استخدام منشی مطب عبور کنید حتی معرفی این نرم افزار ها به پزشکان باعث بهبود جایگاه شما خواهد شد.
3. صدور صورتحساب بیمه
حتی اگر مسئول بیمه نیستید، به‌عنوان یک کارمند مطب دانستن فرآیند صدور صورتحساب بیمه و هم‌چنین نقشی که در موفقیت روند بیمه بیماران دارید، بسیار مهم است. هر فرآیند خسارتی که به‌درستی پرداخت شود به‌طور مستقیم بر سلامت مالی مطب تأثیر می‌گذارد.
تمام اعضای تیم باید از مدیریت مؤثر فرآیند بیمه آگاه باشند زیرا هر کدام از اعضا می‌توانند به ارائه یک حساب درست بیمه کمک کنند.
4. مطالعه اصطلاحات پزشکی
داشتن دانش کافی از اصطلاحات پزشکی اهمیت ویژه‌ای دارد. این اطلاعات به شما کمک می‌کنند در یک محیط پزشکی همه وظایف خود را به‌درستی انجام دهید و با بهره‌بری بالا کار کنید. نیازی نیست اصطلاحات بسیار زیادی را بیاموزید ولی اصطلاحات خاصی وجود دارند که همه کارمندان مطب باید آن‌ها را بدانند.
کلاس‌‌ها و دوره‌های زیادی وجود دارد که مخصوص یادگیری اصطلاحات و عبارات پزشکی است. شما باید یک منبع اصطلاحات در دسترس خود داشته باشید تا هر زمان که به عبارات ناآشنا برمی‌خورید از آن استفاده کنید.
بعضی از پزشکان معروف در هنگام استخدام منشی مطب به دنبال افرادی هستند که این مهارت ها را داشته باشند.
5. آداب صحبت‌کردن با تلفن
یکی دیگر از خصوصیات منشی، داشتن آداب درست صحبت با تلفن است. صحبت‌کردن با تلفن آداب مهمی دارد که اگر آن‌ها را رعایت کنید، علاوه بر جلب رضایت بیمار پشت تلفن، بر روی بیماران حاضر نی تأثیر به سزایی می‌گذارد و آن‌ها را به صبر تشویق می‌کند.
پرسنل بخش پذیرش مطب که مسئول پاسخگویی به تلفن هستند، باید هر بار کاملا مؤدبانه پاسخ تلفن را بدهد. این تماس‌های تلفنی هستند که تعیین می‌کنند بیمار نسبت به خدمات شما چه احساسی دارد. پس با صبر و ادب خود، بهترین بازخورد را از بیماران دریافت کنید.
پس سعی کنید فن بیان خود را قوی کنید تا در روند استخدام منشی مطب بتونید موفق باشید.
6. اصول نوشتن ایمیل
همه پیام هایی که از مطب پزشک فرستاده می‌شوند باید یک ویژگی خیلی مهم داشته‌باشند و آن، حرفه‌ای‌بودن پیام ها است. این پیام ها ممکن است برای همکاران، بیماران، پزشکان، بیمارستان‌ها، فروشندگان و دیگر متخصصان ارسال شوند.
فرقی نمی‌کند ایمیل برای چه کسی ارسال می‌شود، شما به عنوان یک منشی موفق وظیفه دارید در هر حال پیامی بنویسید که این ویژگی‌ها را داشته‌باشد. اگر با نحوه نگارش یک پیام حرفه‌ای آشنایی ندارید، کافیست یک نمونه از پیام های خوب را جستجو کنید، و سعی کنید اصول به کار رفته در ان را رعایت کنید.
پیشنهاد ویژه: در نرم افزار نوبت دهی آنلاین ایمنشی این امکان هست که به طور خودکار و با متون زیبا پیام ها از طریق SMS به بیماران ارسال می شود.
7. مهارت‌های ارتباطی بالا با مراجعه کنندگان مطب
مطب پزشکان بر پایه ارتباطات اداره می‌شوند. این ارتباطات باید شفاف و کامل باشند زیرا بر سلامتی بیماران تأثیر می‌گذارند. به‌منظور برقراری یک ارتباط کامل، اطلاعات یا ایده‌هایی باید به اشتراک گذاشته شوند. در این شرایط فردی اطلاعات و ایده‌ها را ارئه می‌کند و فردی دیگر اطلاعات را دریافت می‌کند.
اطلاعات ناقص و نادرست بیماران و ارتباطات ناکافی می‌تواند عواقب بسیار جدی برای مطب و بیمارانش به همراه داشته‌باشد. پس در وحله اول سعی کنید یک شنونده خوب باشید، و سپس یاد بگیرید اطلاعات مهم را با صبر و حوصله به هر بیماری، با هر سطحی از دانش توضیح دهید.
وجود یک پلن و بستر آنلاین تا حدود زیادی باعث می شود انرژی و وقت شما برای نوشتن مطالب و درج در پرونده ها به هدر نرود.
8. ارائه صحیح خدمات به مشتری مطب، در هر شرایطی
بعضی مواقع شلوغی روز اجازه نمی‌دهد کارمندان مطب یکی از مهمترین وظایفشان یعنی خدمت‌رسانی به مشتری را انجام دهند. بدترین کاری که یک کارمند حرفه‌ای مطب می‌تواند انجام دهد رفتارکردن با بیمار به‌گونه‌ای است که گویا او مزاحم کارش است و اجازه نمی‌دهد به کارش رسیدگی کند.
شاید در قرارداد یک منشی مطب این موضوع به صراحت نوشته نشود، اما باید بدانید برای تبدیل شدن به یک منشی موفق مطب، رسیدگی به بیمار یکی از مهمترین مسئولیت‌های شما است. اگر هیچ بیماری در مطب وجود نداشته‌باشد، کارمندان مطب هیچ کاری برای انجام دادن ندارند. پس مهمترین اصل را فدای اصول فرعی نکنید!
این پارامتر برای پزشکان و مدیران هم در هنگام استخدام منشی مطب امر مهمی است پس آن را حتما به خاطر بسپارید.
