جویا: تماسی که فقط قیمت پرسید، گم نمی‌شود
هر روز چند نفر زنگ می‌زنند، قیمت می‌پرسند و قطع می‌کنند. شماره‌شان هیچ‌جا ثبت نمی‌شود و مطب هیچ‌وقت نمی‌فهمد از آن تماسها چند نفر آخرش نوبت گرفتند.
منشی هر تماس را در ده ثانیه ثبت میکند. اگر بیمار گفت «هفته‌ی دیگر زنگ بزنید»، همان روز کارِ تماس در کارتابل پیگیری می‌آید؛ و هر نوبتی که با همان شماره ثبت شود، خودش به همان سرنخ میچسبد.
سه قدم، بدون اینکه منشی چیزی یادش بماند
ثبت تماس وسط مکالمه انجام میشود و ده ثانیه طول می‌کشد. بقیه‌اش کار جویاست.
- ۱
ثبت، وسط مکالمه
منشی دکمه‌ی شناور «تماس تازه» را می‌زند و همان‌جا می‌نویسد چه کسی زنگ زد و چه پرسید. ده ثانیه طول می‌کشد.
- ۲
یادآوری سرِ وقت
اگر بیمار گفت «هفته‌ی دیگر»، همان روز کارِ تماس در کارتابل پیگیری ظاهر میشود. منشی چیزی را به خاطر نمی‌سپارد.
- ۳
بسته‌شدن با دلیل
سرنخ یا نوبت می‌گیرد، یا «نیامد» با دلیل بسته میشود. چیزی وسط راه رها نمی‌ماند.
یک تماس را از زنگ تا نوبت دنبال کنید
روی هر لحظه بزنید تا ببینید جویا همان لحظه چه میکند. نام‌ها نمایشی است؛ مسیر همان است که در پنل اتفاق می‌افتد.
تلفن زنگ میخورد
«سلام، لیزر فول‌بادی چقدره؟» منشی «تماس تازه» را می‌زند، شماره را می‌نویسد و «لیزر» را انتخاب میکند — قیمت و پاسخ آماده همان‌جا کنار دستش باز میشود.
سه فیلدی که بعداً پول می‌شوند
از کجا ما را پیدا کرد، نتیجه‌ی تماس، و روز تماس بعدی. ثبت که شد پنجره بسته میشود و منشی برمیگردد سر کارش.
کارت روی میز منشی
کارِ تماس در کارتابل پیگیری می‌آید، با همه‌ی چیزی که هفته‌ی پیش گفته شد. منشی لازم نیست دوباره از اول بپرسد.
لیزر فول‌بادی · از اینستاگرام · هفته‌ی پیش گفت فکر می‌کنم
«نوبت بده»
ویزارد نوبت با نام و شماره و خدمتِ پرشده باز میشود. نوبت ثبت و به همان سرنخ وصل میشود؛ کارت سبز میشود.
چیزی که مدیر می‌بیند
نرخ تبدیل تماس به نوبت، میانگین روزی که بیمار برای تصمیم می‌گیرد، و اینکه بیشترشان از کجا آمده‌اند.
نمونه‌ی نمایشی برای فهم مسیر؛ اسکرین‌شات پنل نیست.
سرنخی که قرمز میشود
مطب بزرگ‌ترین پولش را جایی جا نمی‌گذارد که بیمار «نه» گفته باشد. آن‌جا جا می‌گذارد که کسی دنبالش را نگرفت.
جویا سرنخی را که چند روز بی‌تماس مانده قرمز میکند و در تب «بی‌تکلیف» می‌گذارد. چند روز، با خود مدیر مطب است؛ پیش‌فرضش هفت روز.
برای مدیر، این فهرست جواب سؤالی است که تا امروز جوابی نداشت: منشی من چند نفر را بی‌جواب گذاشت؟ هر سرنخ صاحب دارد، و اگر لازم شد مدیر همان سرنخ را به منشی دیگری واگذار میکند — نه برای مچ‌گیری، برای اینکه آن بیمار از دست نرود.
وقتی خط تلفن مطب هم وصل باشد
جویا به تنهایی کار میکند و منشی دستی ثبت میکند. ولی اگر خط تلفن مطب از راه همیارفون به ایمنشی وصل شود، حتی همان ده ثانیه هم کم میشود.
هنگام زنگ، پاپ‌آپی بالا می‌آید که نام بیمار، آخرین نوبت، نوبت بعدی و تعداد کل نوبت‌هایش را نشان می‌دهد؛ دکمه‌ی ثبت نوبت هم همان‌جاست. هر تماس یک ردیف سابقه میشود و اگر شماره در مطب یکتا باشد خودش به پرونده میچسبد.
و نمای «تماسها» فیلتر بیپاسخ دارد. از هر تماس بیپاسخ، با یک کلیک سرنخ یا کار ساخته میشود — یعنی تماس بیپاسخ دیگر یک عدد روی تلفن نیست، یک کار در کارتابل است.
همیارفون خودِ تماس را میآورد؛ هر چه بعدش اتفاق می‌افتد داخل ایمنشی است. نام بیمار از ایمنشی بیرون نمی‌رود و هیچ مطبی چیزی از بیماران مطب دیگر نمی‌بیند.
دفتر منشی، یا جویا؟
ستون وسط همان کاری است که امروز در بیشتر مطب‌ها انجام میشود.
| اتفاق روز مطب | دفتر و حافظه‌ی منشی | با جویا |
|---|---|---|
| تماس قیمت‌پرس | روی کاغذ، یا هیچ‌جا | سرنخ ثبت‌شده با خدمت و معرف |
| تماس بعدی | اگر یادش بماند | کارِ روزدار در کارتابل پیگیری |
| همان نفر دوباره زنگ می‌زند | منشی از صفر می‌پرسد | روی سرنخ قبلی باز میشود، با تاریخچه |
| بعداً خودش از سایت نوبت گرفت | ربطش معلوم نیست | خودکار ظرف ۹۰ روز به سرنخ میچسبد |
| نوبتش لغو شد | کسی خبردار نمی‌شود | سرنخ دوباره باز میشود |
| اثر تبلیغ اینستاگرام | حدس | از فیلد «از کجا ما را پیدا کرد» |
| سرنخی که کسی پیگیری نکرد | هیچ‌وقت معلوم نمی‌شود | قرمز میشود و در تب «بی‌تکلیف» می‌نشیند |
کجا بیشترین اثر را دارد
هر جا که بیمار قبل از آمدن قیمت می‌پرسد. در کلینیک زیبایی، پوست و لیزر تقریباً هر تماس اولی یک تماس قیمت است؛ در سالن زیبایی هم همین‌طور.
در مطب دندانپزشکی و مرکز جراحی محدود تعداد تماس کمتر است ولی رقم هر بیمار بالاتر — یعنی یک سرنخِ گم‌شده گران‌تر تمام میشود.
یادآوری‌های جویا در همان کارتابل بازآمد می‌نشیند، و نوبتی که از سرنخ ساخته میشود از همان ویزارد نوبت‌دهی می‌گذرد.
پرسش‌های متداول جویا
- جویا چقدر هزینه دارد؟
- رایگان است. افزونهای است که بهطور پیشفرض خاموش است؛ برای روشنشدن با پشتیبانی ایمنشی تماس بگیرید و ادمین کل آن را برای مطب شما روشن میکند.
- حتماً باید خط تلفنمان به ایمنشی وصل باشد؟
- نه. منشی تماسها را دستی ثبت میکند و همهچیز کار میکند. اتصال خط فقط همان ده ثانیهی ثبت را هم کم میکند و تماسهای بیپاسخ را هم به فهرست میآورد.
- بیمار از دایرکت اینستاگرام پیام داده، نه تلفن.
- بهجای موبایل، آیدی اینستاگرامش را ثبت کنید. همان سرنخ است و همان مسیر پیگیری را دارد.
- اگر همان نفر بعداً خودش از سایت نوبت بگیرد، میفهمیم؟
- بله. هر نوبتی که با همان موبایل ظرف ۹۰ روز ثبت شود خودکار به سرنخ میچسبد و با برچسب «احتمالی» علامت میخورد. این مهلت را مدیر مطب در تنظیمات عوض میکند.
- اگر نوبتش لغو شود چه میشود؟
- سرنخ دوباره باز میشود و به فهرست پیگیری برمیگردد، تا کسی که یکبار تصمیم گرفته بود از دست نرود.
- چه کسی میتواند یک سرنخ را ببندد؟
- کسی که سرنخ را گرفته، یا مدیر مطب — و حتماً با دلیل. فهرست دلیلهای «نیامد» را خود مدیر مطب تعریف میکند. مدیر میتواند سرنخ را به منشی دیگری هم واگذار کند.
ببینید مطب شما چند سرنخ جا می‌گذارد
در جلسه‌ی مشاوره، روی داده‌ی واقعی مطب خودتان نشان می‌دهیم.
درخواست مشاوره رایگان